People Analytics

People Analytics ist die datenbasierte Analyse von Mitarbeiterdaten und HR-Prozessen, um die Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz des Personalmanagements zu verbessern, Fluktuation zu senken sowie die Mitarbeiterbindung zu stärken. Durch die systematische Auswertung von Personal- & Talentdaten lassen sich fundierte Entscheidungen mit Hinblick auf die eigene HR-Strategie treffen.

Inhaltsverzeichnis:

Zum Hintergrund
Die traditionelle HR-Arbeit stützte sich lange Zeit ausschließlich auf Erfahrungswerte und bewährte Praktiken. Entscheidungen zur Mitarbeiterbindung, Personalentwicklung oder Fluktuationsrisiken wurden meist ohne tiefgehende Datenanalysen getroffen. Mit Hinblick auf eine immer komplexere Arbeitswelt stellte dieser Ansatz allerdings Unternehmen vor immer größeren Herausforderungen. People Analytics ist somit aus der Notwendigkeit entstanden, personalbezogene Entscheidungen mit einer datengetriebenen Basis zu fällen. Dabei nutzt es moderne Analysemethoden, um Muster und Auffälligkeiten in Personaldaten zu erkennen.

Während sich das traditionelle HR-Management oft auf allgemeine Einschätzungen und manuelle Prozesse stützt, bietet People Analytics die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren, Trends frühzeitig zu erkennen und präzise Vorhersagen über die Entwicklung der Belegschaft zu treffen. Es geht um Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, Produktivität, Diversity & Inclusion oder die Wirksamkeit von Weiterbildungsmaßnahmen. HR-Abteilungen, die diese Kernkompetenz forcieren, können sich von einer administrativen Funktion hin zu einem strategischen Partner der Geschäftsführung entwickeln.

People Analytics, Recruiting Analytics oder Talent Intelligence - wo liegt der Unterschied?

People Analytics, Recruiting Analytics und Talent Intelligence verfolgen zwar unterschiedliche Ziele, bilden allerdings die einzelnen Standbeine einer datenbasierten HR-Strategie:

Recruiting Analytics hilft dir, den gesamten Bewerbungsprozess zu verstehen und zu optimieren. Du siehst, welche Kanäle die besten Talente liefern, wo es Verzögerungen im Prozess gibt und wie du effizienter die richtigen Kandidaten einstellst.
People Analytics geht über das Recruiting hinaus und betrachtet das gesamte Personalmanagement. Es hilft dir, Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, Produktivität und die Wirksamkeit von Weiterbildungsmaßnahmen zu analysieren und datenbasiert zu verbessern.
Talent Intelligence verbindet interne HR-Daten mit externen Marktdaten. Es liefert dir wertvolle Einblicke in die Zielgruppe, den Arbeitsmarkt und den Wettbewerb, sodass du strategische Personalentscheidungen fundiert treffen kannst.

Während Recruiting Analytics sich auf den Einstellungsprozess fokussiert, bietet People Analytics eine umfassendere Perspektive auf die gesamte Belegschaft. Talent Intelligence ergänzt diese beiden Ansätze, indem es Markt- und Unternehmensdaten kombiniert. Die Kombination der drei Komponenten ermöglicht eine effektive, nachhaltige und strategische Talentgewinnung.

Warum ist People Analytics wichtig für HR?

Während im Vertrieb, Marketing oder Finanzwesen schon lange ein Großteil der Entscheidungen datenbasiert getroffen wurde, war HR traditionell stark von Intuition, Erfahrungswerten und subjektiven Einschätzungen geprägt. Dies führte über die Zeit zu dem Problem, dass ohne eine solide Datenbasis viele Muster und Probleme unsichtbar geblieben sind – sei es eine steigende Fluktuation, ein sinkendes Engagement oder ungenutzte Potenziale in der Belegschaft.

Der gegenwärtige Fachkräftemangel, die steigende Fluktuation, veränderte Erwartungen an Führung und hybride Arbeitsmodelle sorgen dafür, dass sich ohne belastbare Daten keine klare HR-Strategie aufstellen lässt. People Analytics unterstützt Arbeitgeber dabei, Probleme zu erkennen und ihnen aktiv vorzubeugen. Warum verlassen gute Mitarbeitende das Unternehmen? Welche Teams arbeiten besonders produktiv - bzw. warum? Und welche Weiterbildungsmaßnahmen haben einen nachhaltigen Effekt?

Letztlich geht es darum, die HR-Abteilung nicht als rein administrative Funktion zu sehen, sondern als Treiber des Unternehmenserfolgs. Daten allein ersetzen keine gute HR-Arbeit, sie schaffen allerdings die nötige Grundlage für faktenbasierte, faire und nachhaltige Entscheidungen. In einer Welt, in der Talente immer schwerer zu gewinnen und zu halten sind, ist das ein entscheidender Vorteil im arbeitgeberseitigen Wettbewerb.

Welche KPI`s sind für People Analytics wichtig?

Die Auswahl der richtigen KPIs hängt von den spezifischen Zielen eines Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Kennzahlen in People Analytics gehören unter anderem die Fluktuationsrate, die Aufschluss über die Stabilität der Belegschaft gibt, der Employee Net Promoter Score (eNPS), der misst, wie zufrieden und engagiert Mitarbeitende sind, oder die Produktivitätsrate, die zeigt, wie effizient Teams oder Einzelpersonen arbeiten.

Ein häufiger Fehler ist es, zu viele KPIs gleichzeitig erfassen zu wollen, ohne dabei eine klare Strategie zu verfolgen. Dies führt zu unübersichtlichen Datenmengen und erschwert die anschließende Interpretation. Unternehmen, die bisher noch wenig Erfahrung mit der Erfassung und Analyse von Daten haben, sollten zunächst auf wenige, aber aussagekräftige Kennzahlen setzen, die dann weiter ausgebaut werden können.

Entscheidend ist, dass KPIs nicht nur einmalig gemessen werden, sondern die Messung zu einer Art interner Routine wird. Indem sie fester Bestandteil der strategischen Planung werden, stellen Arbeitgeber sicher, frühzeitig auf mögliche Herausforderungen reagieren zu können.

Die Fluktuationsrate misst den Anteil der Mitarbeitenden, die das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Sie ist ein zentraler Indikator für die Mitarbeiterbindung und gibt Aufschluss darüber, wie stabil die Belegschaft eines Unternehmens ist. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Unzufriedenheit, mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten oder eine ungünstige Unternehmenskultur hinweisen.

Beispiel:
Wenn ein Unternehmen 500 Mitarbeitende hat und im Jahr 50 davon das Unternehmen verlassen, beträgt die Fluktuationsrate 10 %.

Rechnung:
Fluktuationsrate = (Anzahl der Abgänge / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeitenden) × 100

Der eNPS misst die Bereitschaft der Mitarbeitenden, das Unternehmen als Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Er gibt Einblick in die Zufriedenheit und das Engagement der Belegschaft. Ein niedriger eNPS kann auf Unzufriedenheit, fehlende Entwicklungsmöglichkeiten oder eine problematische Führungskultur hinweisen.

Beispiel:
In einer Mitarbeiterumfrage geben 50 % der Mitarbeitenden eine hohe Weiterempfehlungsrate ab (Promotoren), 30 % sind neutral und 20 % äußern Kritik (Detraktoren). Der eNPS beträgt 30.

Rechnung:
eNPS = % Promotoren – % Detraktoren

Die Produktivitätsrate misst die Effizienz der Mitarbeitenden und gibt an, wie viel Output pro Zeiteinheit oder pro Mitarbeitendem erzeugt wird. Sie hilft dabei, Engpässe und Optimierungspotenziale im Arbeitsprozess zu identifizieren.

Beispiel:
Ein Team von 10 Mitarbeitenden produziert im Monat 1.000 Einheiten eines Produkts. Die durchschnittliche Produktivität pro Mitarbeitenden beträgt 100 Einheiten.

Rechnung:
Produktivitätsrate = Gesamtoutput / Anzahl der Mitarbeitenden

Die Weiterbildungsquote gibt an, wie viele Mitarbeitende regelmäßig an Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen. Sie ist ein wichtiger Indikator für die Lernkultur und die Investition in die Mitarbeiterentwicklung.

Beispiel:
Wenn von 200 Mitarbeitenden 120 im Jahr eine Weiterbildung absolvieren, beträgt die Weiterbildungsquote 60 %.

Rechnung:
Weiterbildungsquote = (Anzahl der geschulten Mitarbeitenden / Gesamtzahl der Mitarbeitenden) × 100

Die interne Mobilitätsrate misst, wie viele Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens befördert oder in neue Positionen versetzt werden. Sie gibt Aufschluss über Karrieremöglichkeiten und die interne Talentförderung.

Beispiel:
In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden wechseln innerhalb eines Jahres 50 Personen intern in neue Positionen. Die interne Mobilitätsrate beträgt somit 5 %.

Rechnung:
Interne Mobilitätsrate = (Anzahl interner Wechsel / Gesamtzahl der Mitarbeitenden) × 100

Die Krankheitsquote zeigt den Anteil der krankheitsbedingten Fehltage an der Gesamtarbeitszeit. Sie hilft Unternehmen, gesundheitliche Belastungen und mögliche Ursachen für hohe Fehlzeiten zu identifizieren.

Beispiel:
Wenn die Belegschaft eines Unternehmens insgesamt 10.000 Arbeitstage leistet und davon 800 Tage krankheitsbedingt ausfallen, beträgt die Krankheitsquote 8 %.

Rechnung:
Krankheitsquote = (Krankheitsbedingte Fehltage / Gesamtarbeitstage) × 100

Der Gender Pay Gap misst den durchschnittlichen Gehaltsunterschied zwischen männlichen und weiblichen Mitarbeitenden. Eine große Differenz kann auf ungleiche Bezahlung oder strukturelle Benachteiligungen hindeuten.

Beispiel:
Wenn das durchschnittliche Gehalt der männlichen Mitarbeitenden 60.000 € und das der weiblichen Mitarbeitenden 54.000 € beträgt, liegt der Gender Pay Gap bei 10 %.

Rechnung:
Gender Pay Gap = ((Durchschnittsgehalt Männer – Durchschnittsgehalt Frauen) / Durchschnittsgehalt Männer) × 100

1. Die richtigen Schwerpunkte setzen
Bevor mit der Datenerhebung begonnen wird, sollte festgelegt werden, welche Themen im Personalmanagement optimiert werden sollen. Klare Prioritäten schaffen eine höhere Effizienz in der Umsetzung.

➡ Fragen, die den Fokus schärfen:

Welche Faktoren beeinflussen die Mitarbeiterbindung?
Gibt es Muster bei Fluktuation oder Fehlzeiten?
Wie hoch ist das Engagement in verschiedenen Abteilungen?
Welche Weiterbildungsmaßnahmen haben nachweislich einen Effekt?

Diese Fragestellungen helfen, die Analyse auf die relevanten Aspekte auszurichten und gezielt die größten Handlungsfelder zu identifizieren.

2. Mit wenigen, aber wirkungsvollen KPIs starten
Anstatt direkt eine große Menge an Kennzahlen zu erfassen, ist es sinnvoll, sich auf einige wenige, aber aussagekräftige KPIs zu konzentrieren.

➡ Empfohlene erste KPIs:

Fluktuationsrate: Wie häufig kommt es zu Personalwechseln?
Mitarbeiterzufriedenheit (eNPS): Wie bewerten Mitarbeitende das Unternehmen als Arbeitgeber?
Arbeitsproduktivität: Wie effizient werden Aufgaben erledigt?
Teilnahme an Weiterbildungen: Wie viele Mitarbeitende nehmen aktiv an Schulungen teil?

Bei KPI's ist es wichtig, die Daten regelmäßig mit früheren Messungen abzugleichen, um schnell Veränderungen identifizieren zu können.

3. Bestehende Datenquellen nutzen
Oft sind bereits viele relevante Daten vorhanden, werden aber nicht systematisch ausgewertet. Falls keine speziellen Analysetools genutzt werden, können Tabellen und einfache Dashboards eine gute Startlösung sein.

➡ Typische Datenquellen:

HR-Softwaresysteme: Stammdaten, Gehälter, Karriereschritte
Mitarbeiterbefragungen: Feedback zur Arbeitszufriedenheit und Unternehmenskultur
Performance-Daten: Beurteilungen, Zielerreichung, Produktivitätskennzahlen
Fehlzeitenstatistiken: Krankheits- und Urlaubsquoten

Eine sinnvolle Kombination der daten verschafft relativ schnell einen wertvollen Gesamtüberblick.

4. Erste Analysen durchführen und Muster erkennen
Daten allein bringen keinen Mehrwert, wenn sie nicht interpretiert werden. Der erste Schritt besteht darin, wiederkehrende Trends und auffällige Abweichungen zu identifizieren.

➡ Mögliche Muster, die auf Optimierungsbedarf hinweisen:

Eine hohe Fluktuation in einer bestimmten Abteilung deutet auf Probleme im Team hin.
Sinkendes Engagement kann ein Hinweis auf mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten sein.
Hohe Fehlzeiten in bestimmten Zeiträumen könnten auf eine schlechte Work-Life-Balance hinweisen.
Eine niedrige Teilnahme an Weiterbildungen kann auf fehlende Anreize oder unpassende Inhalte hindeuten.

Mit den ersten Erkenntnissen lassen sich konkrete Handlungsfelder identifizieren. Für die nachgelagerten Schritte kann eine erste Priorisierung förderlich sein.

5. Maßnahmen ableiten und testen
Sobald erste Muster erkannt wurden, sollten konkrete Maßnahmen abgeleitet und in kleinen Schritten getestet werden. So kann sichergestellt werden, dass Änderungen tatsächlich positive Effekte haben.

➡ Beispiele für gezielte Anpassungen:

Hohe Fluktuation? → Führungskräftecoaching oder Anpassung der Vergütungsstruktur prüfen.
Sinkende Produktivität? → Arbeitsabläufe überdenken oder Teamstrukturen optimieren.
Schlechte Mitarbeiterzufriedenheit? → Regelmäßige Feedbackgespräche einführen und Entwicklungsperspektiven aufzeigen.
Niedrige Weiterbildungsquote?** → Individuellere Schulungsangebote schaffen und Teilnahme belohnen.

Durch kontinuierliches Testen und Nachjustieren lassen sich HR-Prozesse nachhaltig verbessern.

6. People Analytics als festen Bestandteil etablieren Datenbasierte HR-Entscheidungen sind keine einmalige Maßnahme, sondern sollten in den Arbeitsalltag integriert werden. Dazu sollten die KPI's am besten in allen strategischen Themen zur Entscheidungsfindung herangezogen werden.

➡ Schritte für eine langfristige Implementierung:

Weitere KPIs nach und nach ergänzen, um ein ganzheitliches Bild zu erhalten.
Visualisierungen nutzen, um Daten verständlich und zugänglich zu machen.
Regelmäßige Besprechungen zwischen HR und Führungskräften einführen, um sich gemeinsam die Zahlen anzuschauen

Je stärker People Analytics in den Alltag integriert wird, desto besser lassen sich datenbasierte Entscheidungen für eine erfolgreiche Personalarbeit treffen.

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Welche Ziele verfolgt People Analytics?

Der Schlüssel zu erfolgreichem People Analytics liegt in einer klaren Zielsetzung. Ohne eine präzise Fragestellung bleibt die Analyse wenig aussagekräftig. Unternehmen sollten sich daher gezielt überlegen, welche Herausforderungen sie mit der Auswertung ihrer Personaldaten angehen möchten.

Mitarbeiterbindung stärken und Fluktuation senken

Frühzeitige Identifikation von Fluktuationsrisiken und Maßnahmen zur langfristigen Mitarbeiterbindung entwickeln.

Kündigungsgründe analysieren: Durch Austrittsinterviews und anonymisierte Umfragen Muster erkennen.
Frühwarnsysteme etablieren: Regelmäßige Engagement-Umfragen nutzen, um Unzufriedenheit frühzeitig zu identifizieren.
Karriereentwicklung fördern: Transparente Aufstiegsmöglichkeiten schaffen und interne Mobilität stärken.
Arbeitsbedingungen optimieren: Flexible Arbeitsmodelle, attraktive Benefits und eine gesunde Unternehmenskultur ausbauen.

Produktivität und Performance optimieren

Leistungskennzahlen erfassen und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung in Teams und Abteilungen umsetzen.

Leistungsindikatoren definieren: Klare KPIs für verschiedene Jobrollen festlegen (z. B. Zielerreichungsquote, Fehlerquote).
Muster in der Produktivität erkennen: Daten aus Performance-Reviews und Projektabschlüssen analysieren.
Effektive Führungskräfte fördern: Trainings für Führungskräfte bereitstellen, um Teams besser zu motivieren.
Arbeitsprozesse optimieren: Engpässe in Arbeitsabläufen identifizieren und durch digitale Tools oder bessere Kommunikation beseitigen.

Mitarbeiterzufriedenheit und Engagement steigern

Eine motivierte und engagierte Belegschaft durch datengestützte Maßnahmen aufbauen.

Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchführen: Mindestens einmal pro Quartal Feedback zur Zufriedenheit und Arbeitskultur einholen.
Mitarbeitenden eine Stimme geben: Ergebnisse aus Umfragen offen kommunizieren und konkrete Verbesserungen umsetzen.
Erfolgreiche Teams als Vorbilder nutzen: Best Practices aus besonders engagierten Abteilungen auf das gesamte Unternehmen übertragen.
Beteiligung an Unternehmenszielen stärken: Transparente Zielvorgaben und Anerkennungssysteme implementieren.

Weiterbildung und Talententwicklung gezielt steuern

Mitarbeitende gezielt weiterentwickeln und Kompetenzen für zukünftige Herausforderungen aufbauen.

Skill-Gaps identifizieren: Analysieren, welche Fähigkeiten im Unternehmen fehlen und gezielt Schulungen anbieten.
Personalentwicklung individualisieren: Weiterbildungsmöglichkeiten an die Karriereziele und Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen.
Erfolg von Schulungsmaßnahmen messen: Nach Weiterbildungen erfassen, wie sich die Leistung und Zufriedenheit der Teilnehmenden entwickelt.
Lernkultur fördern: Weiterbildung als festen Bestandteil der Unternehmenskultur etablieren (z. B. durch Lernzeiten während der Arbeitszeit).

Diversity & Inclusion fördern

Eine vielfältige, inklusive und gerechte Unternehmenskultur auf Basis objektiver Daten schaffen.

Diversity-Kennzahlen regelmäßig analysieren: Anteil von Frauen in Führungspositionen, Altersverteilung und internationale Teams messen.
Unbewusste Vorurteile abbauen: Schulungen zu Bias Awareness für Führungskräfte und Recruiting-Teams anbieten.
Transparente Karriere- und Gehaltsstrukturen etablieren: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Aufstiegschancen haben.
Netzwerke und Mentoring fördern: Programme für unterrepräsentierte Gruppen einführen, um langfristige Karrierechancen zu verbessern.

Gesundheitsmanagement und Work-Life-Balance verbessern

Arbeitsbelastung nachhaltig reduzieren und die physische sowie mentale Gesundheit der Mitarbeitenden stärken.

Arbeitsbelastung messen: Überstunden, Krankheitsquoten und Stressindikatoren regelmäßig analysieren.
Flexible Arbeitsmodelle fördern: Homeoffice, Gleitzeit und Sabbaticals als Optionen anbieten.
Gesundheitsprogramme ausbauen: Angebote wie ergonomische Arbeitsplätze, Sportangebote und psychologische Beratung etablieren.
Führungskräfte sensibilisieren: Führungspersonal schulen, um gesunde Arbeitskulturen in ihren Teams zu fördern.

Fazit

People Analytics ist ein zentraler Bestandteil einer modernen und datengetriebenen Personalstrategie. Es hilft HR-Abteilungen dabei, sich von einer administrativen Funktion hin zu einer strategischen Beratungsinstanz zu entwickeln. Idealerweise werden dazu die Erkenntnisse aus People Analytics mit denen aus Recruiting Analytics und Talent Intelligence so verknüpft, dass einzelne Daten nicht isoliert betrachtet werden, sondern umfassend entlang des gesamten Talent-Lifecycle.

Recruiting Analytics gibt Aufschluss darüber, wie effektiv Einstellungsprozesse sind - in Kombination mit People Analytics wird hingegen deutlich, ob ebendiese neuen Mitarbeitenden auch langfristig erfolgreich und zufrieden im Unternehmen sind. Talent Intelligence erweitert diese Perspektive, indem interne HR-Daten mit externen Marktdaten kombiniert werden. So lassen sich nicht nur unternehmensinterne Trends analysieren, sondern auch Marktbewegungen und Wettbewerbsfaktoren in die Strategie einbeziehen.

Für eine ganzheitliche Talentstrategie sind verlässliche und aktuelle Marktdaten entscheidend – genau an dieser Stelle kann dich der HR-Monitor unterstützen. Er liefert dir datenbasierte Einblicke in die Erwartungen und Präferenzen von Beschäftigten in Deutschland. Durch die Kombination aus umfassenden Zielgruppen- und Marktdaten entsteht eine fundierte Grundlage für künftige strategische HR-Entscheidungen – von der Talentgewinnung über die Mitarbeiterbindung bis hin zur langfristigen Personalplanung.